ASESORAMIENTO Y PLANIFICACIÓN
- Confección de la Candidatura, con la búsqueda de destinos y sedes que mejor se ajusten a las necesidades del Congreso.
- Estudio de viabilidad de cada congreso comparándolo con las ediciones anteriores.
- Cálculo de cuotas de inscripción en función de los ingresos y gastos del Congreso.
- Plan de marketing y comunicación para incrementar el número de asistentes, expositores y patrocinadores.
SECRETARÍA CIENTÍFICA
Nos ponemos a su disposición para gestionar la Secretaría Científica del Congreso ofreciéndole:
- Confección y actualización constante del Programa Científico.
- Gestión directa del material necesario.
- Diseño y creación del formulario online de abstracts.
- Procesamiento de los abstracts recibidos, envío a evaluadores y posterior confirmación de Aceptación/Rechazo.
- Elaboración, impresión y entrega de Certificados, Diplomas y Premios Científicos.
- Petición y envío de Créditos por el Sistema Nacional de SALUD y otros organismos oficiales.
- Asistencia a moderadores, ponentes y Comité Científico.
- Creación, planificación y coordinación de las sesiones orales, mini orales y pósters.
- Creación y Coordinación del Diseño.
- Maquetación y Publicación del:
Avance del Programa.
Programa Preliminar.
Programa del Congreso.
Libro y CD de Abstracts y Ponencias.
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SECRETARÍA TÉCNICA
- Diseño y creación de la Imagen.
- Documentos corporativos del Congreso así como de todo el material gráfico necesario y su distribución.
- Promoción y divulgación del Congreso.
- Construcción, mantenimiento y actualización de la Web del Congreso.
- Gestión y cobro de Inscripciones.
- Gestión y control de pagos.
- Atención in situ a todos los congresistas.
- Montaje y entrega de documentación.
- Elaboración minuciosa del Historial completo del Congreso.
- Gestión Integral de Servicios Administrativos.
- Secretaría en Sede.
LOGÍSTICA
- Gestión y relación directa la empresa gestora de la Sede del Congreso.
- Rotulación, señalización y decoración.
- Asesoramiento y contratación de Espectáculos para Actos Sociales.
- Contratación y coordinación de todo el personal.
- Gestión de los Servicios Audiovisuales e Informáticos. Posibilidad de traducción simultánea, videoconferencias, tele votación, pantallas informativas…
- Coordinación y seguimiento de todos los servicios de catering contratados.
- Colocación de puntos auto checking para la recogida de documentación.
- Elaboración del Reportaje Fotográfico de todo el Congreso.
- Atención de todas las necesidades del Gabinete de Prensa.
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SECRETARÍA DE
EXPOSICIÓN Y PATROCINIO
- Creación de una base de datos de patrocinadores/ expositores.
- Búsqueda de patrocinadores.
- Elaboración y distribución del Dossier de Exposición Comercial.
- Gestión integral de la Exposición Comercial, abarcando todos los aspectos relacionados de la misma.
- Coordinación y supervisión del montaje on site.
AGENCIA DE VIAJES
- Negociación y gestión del alojamiento con condiciones especiales y ventajosas.
- Coordinación de desplazamiento y viajes con la posible negociación con Compañías Aéreas, Renfe, metro...
- Comunicación y gestión de alojamiento y transporte de ponentes.
- Traslados en Autobuses y Coches Privados.
- Organización del Programa Social y de acompañantes.
- Información turística en la propia sede.
- Facilidad en la Secretaría para la impresión de las tarjetas de embarque de los Congresistas.
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